|
nvdtdnguyen
member
ID 17996
12/17/2006
|
Bí quyết viết thư-Dave Barry
Quư vị thử chặn bất ḱ một quan chức thành đạt, sang trọng, rồi hỏi, "Ông có thể cho tôi biết bí quyết ǵ đă giúp ông thành đạt trong sự nghiệp?" Nếu tôi đoán không lầm, người đó sẽ nh́n quư vị chăm chú bằng một cặp mắt ḍ hỏi, đầy nghi ngờ và bỏ đi. Vậy để quư vị khỏi mất thời giờ t́m hiểu, tôi xin nói luôn: Đó là "Bí Quyết Viết Thư".
Tôi vô t́nh trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực thư tín kinh doanh v́ tôi đă từng dạy môn này cho nhân viên các hăng lớn ở mọi miền đất nước trong tám năm ṛng. Xin nói qua về các hăng lớn: Hăng luôn luôn thể hiện ra bên ngoài là một tổ chức rất mạnh, nhưng nếu quư vị thật sự biết được bên trong họ đang hoạt động như thế nào, quư vị sẽ vô cùng ngạc nhiên là tại sao sản phẩm của họ không tự tan thành mây khói ngay vài giây sau khi xuất xưởng.
Khi đặt chân vào nơi làm việc một hăng lớn, quư vị sẽ thấy mọi người đều đang chăm chú vào màn h́nh máy tính. "Chậc chậc! Tổ chức nghiêm túc quá nhỉ!" - quư vị tự nhủ như vậy. Nhưng quư vị đâu biết rằng, họ đang dán mắt vào màn h́nh chỉ v́ máy tính vừa thông báo rằng hăng vừa gửi 60000 động cơ mẫu tối tân nhất cho một tu viện ở tận vùng quê nào đó của Bra-zin. Mọi người đang hối hả gơ phím chỉ cốt trốn tránh trách nhiệm. Làm như vậy, biết đâu họ lại vô t́nh tạo một sai sót mới, ví dụ: Cho phép tất cả những nhân viên có tên tận cùng bằng nguyên âm được hưởng một cua nghỉ đẻ.
Mỗi vụ như vậy lại có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn công văn thư từ được soạn. Mỗi nhân viên đều phải viết tối thiểu một công văn, ít nhất cũng để bảo vệ ḿnh. C̣n quan chức phải viết nhiều hơn. Những thư tín điện tử đó chuyển đi chuyển lại một thời gian, sau đó được sao lưu ra vi-phim hay băng từ. Cuối cùng chúng cũng được thanh lư trong ḷ lửa. Thực ra chẳng có ai đọc lấy được một mẩu nào trong ấy, và cũng chẳng có ai nắm được mọi việc đang thực sự đi về đâu.
Đây là bí quyết quan trọng nhất. Hầu hết công văn được viết nhằm tránh né trách nhiệm do những sai lầm thường xuyên xảy ra ở các hăng lớn, nơi các nhân viên tụ hội uống cà-phê và phải mặc các loại quần áo bất tiện suốt ngày. Luôn có những quả bóng trách nhiệm lơ lửng trên đầu mọi người, và quư vị phải biết cách thảo các thư từ, công văn để đẩy quả bóng rực lửa kia sang chỗ khác. Quư vị phải khéo léo và nhẹ nhàng. Một công văn gay gắt hay quá thẳng thắn sẽ làm quả bóng vỡ tung và quư vị chắc chắn sẽ phải hứng lấy vài phần tàn lửa.
Để giúp quư vị hiểu rơ hơn, tôi xin dẫn một công văn sau đây:
"Bên xưởng đă đưa giá sai, bởi v́ công cụ đă hết. Chúng ta thực sự phải chi thêm 400% so với dự toán ban đầu."
Đấy không phải công văn tôi viết. Tôi sưu tầm được từ người quen ở một hăng đa quốc gia tại Thuỵ Điển. Cô này chắc cũng sắp phải thôi việc.
Công văn này gay gắy quá. Thứ nhất, nó mở đầu quá đột ngột, thiếu vắng một lời dẫn nhập tối thiểu. Thứ hai, công văn chỉ ngay sang bên xưởng chế tạo. Xưởng kia chắc chắn sẽ không vừa ư và họ sẽ thảo một công văn chỉ ngược lại. Cuối cùng, câu kết đưa ra con số mang tính phủ định quá cao. Thực ra, tôi không rành lắm về chuyện ǵ với những công cụ nào xảy ra ở công ty nọ, nhưng tôi thấy rằng, ít nhất cũng có thể viết lại thế này:
"Theo những vấn đề đă tŕnh bày ở trên, chúng tôi xin lưu ư các ngài rằng những công cụ trong kho đă hết. Nếu các ngài có quan tâm hay thắc mắc ǵ về vấn đề này cũng như cách giải quyết nó ra sao, xin vui ḷng liên lạc với người kư tên dưới đây vào thời gian sớm nhất."
Tất nhiên, không phải tất cả thư từ công văn đều thuộc loại "chơi bóng" như vậy. Thỉnh thoảng, cũng có người yêu cầu quư vị viết thư giới thiệu việc làm. Quư vị phải hiểu là người nhận không bao giờ thật sự tin tưởng vào lời lẽ trong thư, v́ người viết bao giờ chả viết điều hay, điều tốt, dẫu trong bụng có nghĩ khác đi nữa.
Ví dụ: "Tuy ông ấy không đồng t́nh với một số xu hướng quân sự bên Liên Minh, nhưng Adolf Hitler là một người ăn mặc rất tề chỉnh...."
Tôi muốn nói là người nhận đă thừa biết những điều trong thư là bịa, do vậy quư vị cần phải thổi phồng lên đôi chút mới hy vọng thành công được. Ví dụ, bức thư sau đây c̣n yếu quá:
"Bob Tucker là người đốc công tốt nhất mà chúng tôi đă từng có. Anh chưa nghỉ việc buổi nào. Anh luôn gần gũi và thoải mái với cấp dưới. Sự có mặt của anh đă làm phân xưởng tăng năng suất ba lần."
Với một bức thư thổi ít như vậy, người nhận thư sẽ nghĩ rằng Bob chắc cũng chỉ là một kẻ vô tích sự thôi. Thế này tốt hơn:
"Đă ít nhất ba lần, Bob đă quên ḿnh cứu nguy mạng sống những đứa trẻ không nơi nương tựa."
Cuối cùng là loại thư gửi khách hàng hoặc khách hàng tương lai. Quư vị phải luôn nhớ một điều: Khách hàng luôn muốn được thấy quư vị đang quỳ mọp xuống như một con giun đất ra sao. Ví dụ:
"Bob thân,
Chúng tớ rất vui mừng đă đến thăm văn pḥng của cậu ở Butte tuần trước. Mặc dù bọn tớ chưa được có được sự diễm phúc lớn lao là gặp cậu để bàn về một số sản phẩm mới, chúng tớ cũng lấy làm hân hạnh được ngồi chờ nơi bậc thềm nhà cậu. Chúng tớ thành thật xin lỗi về những điều phiền phức liên quan đến mấy vết máu v́ chú chó Bart răng nhọn của cậu đă đớp một miếng ở chân trái của tớ."
Đó chính là những bí quyết thư tín kinh doanh. Tôi hy vọng sẽ được phục vụ và giúp đỡ quư vị mhiều hơn nữa.
Người tôi tớ hèn mọn và trung thành của quư vị,
Dave Barry.
==========================
Sưu tầm
Alert webmaster - Báo webmaster bài viết vi phạm nội quy
|
Trang nhat
